Використовується для
- синхронізація там між командою та погодження
- встановлення пріоритетів та розподілу роботи
- реагування на перешкоди
Ролі
- Секретарь – відповідає за планування часу зустрічі з командою, документування питаннь і інших пунктів зустрічі
- Фасилітатор – відповідає за підтримання ефективної наради, вітання команди та встановлення темпу для різних етапів зустрічі
- Учасник – висуває свої питання, допомагає вирішитти питання інших по запиту
Принципи
- Зменьшувати відволікання і нескінченні дотичні коментарі на зустрічах
- Надавати перелік чітких пунктів дій або проектів як “результат” зустрічі
- Давати можливість всім членам команди брати участь у органічному порядку денному зборів
- Давати всім рівний голос у процесі регулярних зустрічей
- Визначати фасилітатора і секреталя нарад голосуванням.
Формат та етапи зустрічі
Час зустрічі зазвичай 1 година. Все може корегуватися фасілітатором за потреби.
- Раунд вітаннь та оновленнь (~5 хв) По колу кожен учасник бере до хвилини, щоб «чекнути» як почуваю себе та інших. Це допомагає нам зрозуміти поточний емоційний стан, в якому перебувають ваші товариші по команді, і дає змогу більше співпереживати та розуміти людський контекст кожної людини, яка заходить на зустріч.
- Висування та вирішення питаннь (~50 хв)
- Збір питаннь – це коли порядок денний наради органічно створюється кожним, хто розповідає секретареві, яке є питання. Після кількох хвилин усіх, хто ділиться "напругою" (питанням), наприклад: серпневий дохід, новий маркетинговий план, персонал для майбутніх подій, прибирання ванної кімнати. Кожна напруга належить особі, яка це озвучила, це означає, що вона ж повинни вирішити, коли напруга буде вирішена за допомогою правильного проекту або дії.
- Обробка питаннь – на зустріч є жорстко виділений час, а фасилітатору потрібно приділяти приблизно рівну кількість часу для кожного питання. Тому треба розподіляти час згідно кількості питаннь і інколи пропонувати винесення заважких питань на окреме обговорення з зацікавленими особами, коли вона не віришується довгий час. Ще може допомогти швидка приорітезація, наприклад по терміновості. Також бажано використання gDocs чи Notion щоб інші учасники мали змогу слідкувати та додавати до порядку денного. Допоміжні питання:
- Щоб ти хотів і від кого? Як допомогти?
- Чи вирішено твоє питання? (або прийнанні чи зменьшена напруга?)
- Рефлексія (~5 хв) Збираємо короткий зворотній зв'язок по колу. Кожен може сказати все що відчуває. Наприклад: як пройшла зустріч, що відчуваю, що задовільнило, а що потребує покращення.